Data og privatliv

Senest opdateret: 23. oktober 2026

1. Dataansvarlig

Sommer Brandrådgivning ApS er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, når virksomheden behandler oplysninger til egne formål.

Sommer Brandrådgivning ApS
Østerågade 25, 1.
9000 Aalborg
CVR 46748611
Telefon 50 44 03 84
E-mail info@sommerbrand.dk

2. Kontakt og henvendelser

Når du kontakter Sommer Brandrådgivning via hjemmesiden, e-mail, telefon eller på anden måde, behandler vi de oplysninger, som er nødvendige for at håndtere din henvendelse.

Det kan blandt andet være:

• navn
• virksomhed
• telefonnummer
• e-mailadresse
• oplysninger om sagen eller projektet
• korrespondance og øvrige oplysninger, som du selv giver os

Oplysningerne behandles for at besvare henvendelsen, udarbejde tilbud og eventuelt indgå en aftale.

Behandlingen sker efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, når behandlingen er nødvendig for at gennemføre foranstaltninger forud for indgåelse af en aftale, eller artikel 6, stk. 1, litra f, på baggrund af vores legitime interesse i at kunne modtage og besvare relevante henvendelser.

Henvendelser via kontaktformularen sendes til Sommer Brandrådgivning pr. e-mail og gemmes ikke i hjemmesidens database. Hjemmesidens tekniske log over afsendelsen, herunder formularens indhold, slettes automatisk efter 14 dage.

Det er ikke muligt at vedhæfte filer via kontaktformularen.

3. Mødebooking

Når du booker et møde via hjemmesiden, behandler vi de oplysninger, som er nødvendige for at planlægge og gennemføre mødet.

Det kan blandt andet være:

• navn
• virksomhed
• e-mailadresse
• telefonnummer
• eventuel mødeadresse
• oplysninger om sagen eller projektet
• valgt mødetidspunkt

Oplysningerne anvendes til at administrere bookingen og gennemføre mødet.

Behandlingen sker efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, når bookingen sker med henblik på en mulig eller eksisterende aftale, eller artikel 6, stk. 1, litra f, på baggrund af vores legitime interesse i at administrere øvrige møder og henvendelser.

Mødet oprettes i Microsoft 365. Ved online møder oprettes mødet som et Microsoft Teams-møde.

Oplysninger om bookingen gemmes i hjemmesidens database og slettes automatisk 180 dage efter mødet.

4. Online møder og mødenoter

Ved online møder i Microsoft Teams kan Sommer Brandrådgivning anvende transskribering og AI-baserede mødenoter til at udarbejde referat og dokumentere aftaler og rådgivning.

Når funktionen anvendes, behandles deltagernes navne og stemmer, det talte indhold og de oplysninger, der i øvrigt fremgår af mødet.

Formålet er at sikre et præcist referat og dokumentation af mødet. Behandlingen sker efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, på baggrund af Sommer Brandrådgivnings legitime interesse i at dokumentere rådgivning, aftaler og beslutninger.

Deltagerne orienteres, inden transskriberingen startes. Funktionen anvendes ikke, hvis en deltager ønsker den fravalgt, og den anvendes ikke ved møder, hvor der forventes drøftet følsomme personoplysninger eller andre oplysninger af særlig fortrolig karakter.

Transskribering og AI-baserede mødenoter behandles i Microsoft 365. Transskriptionen slettes, når referatet er udarbejdet, medmindre transskriptionen efter en konkret vurdering er nødvendig som dokumentation i sagen. Det endelige referat kan opbevares som en del af sagens dokumentation.

Når transskribering startes, gemmer Microsoft Teams samtidig en lydoptagelse af mødet. Lydoptagelsen slettes sammen med transskriptionen og senest automatisk efter 120 dage.

5. Kunder og projekter

Når du er kunde, kontaktperson eller på anden måde deltager i et projekt, kan Sommer Brandrådgivning behandle personoplysninger, som er nødvendige for at administrere og udføre opgaven.

Det kan blandt andet være kontaktoplysninger, korrespondance, projektoplysninger, aftaleoplysninger, faktureringsoplysninger samt oplysninger i det materiale, der indgår i sagen.

Oplysningerne behandles for at indgå og opfylde aftaler, gennemføre rådgivningsopgaver, kommunikere med projektets parter, dokumentere rådgivningen, fakturere og opfylde retlige forpligtelser.

Behandlingen sker efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, når behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale med den registrerede, artikel 6, stk. 1, litra c, når behandlingen er nødvendig for at opfylde en retlig forpligtelse, eller artikel 6, stk. 1, litra f, når behandlingen er nødvendig for vores legitime interesse i at udføre og dokumentere rådgivningen samt administrere kundeforhold og projekter.

6. Beskyttelse mod spam og misbrug

Hjemmesiden anvender tekniske foranstaltninger til at beskytte kontakt- og bookingfunktionerne mod spam og automatiseret misbrug.

I den forbindelse dannes en afledt og ikke direkte læsbar værdi på grundlag af brugerens IP-adresse. Oplysningen anvendes alene til at begrænse gentagne automatiserede henvendelser og opbevares i op til én time.

7. Opbevaring

Personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt for det formål, de er indsamlet til, eller så længe opbevaring er nødvendig for at overholde gældende regler eller dokumentere et retskrav.

Henvendelser, der ikke fører til et kunde- eller projektforløb, slettes, når der ikke længere er et sagligt behov for at opbevare dem.

Oplysninger, der indgår i et kunde- eller projektforløb, kan opbevares efter opgavens afslutning, når det er nødvendigt for at dokumentere rådgivningen, håndtere eventuelle krav eller overholde retlige forpligtelser.

Regnskabs- og faktureringsmateriale opbevares i den periode, som følger af gældende bogføringsregler.

Oplysninger i hjemmesidens bookingdatabase slettes automatisk 180 dage efter mødet. Tekniske logs fra kontaktformularen slettes automatisk efter 14 dage, og den afledte værdi, der anvendes til spam-beskyttelse, opbevares i op til én time.

Transskriptioner og lydoptagelser fra online møder slettes, når referatet er udarbejdet, og lydoptagelser senest automatisk efter 120 dage, jf. afsnit 4.

8. Modtagere og databehandlere

Sommer Brandrådgivning anvender eksterne leverandører til blandt andet hosting, e-mail, kalender og digitale arbejdsredskaber.

Hjemmesiden hostes hos Hostinger, som behandler personoplysninger på Sommer Brandrådgivnings vegne i forbindelse med drift og hosting af hjemmesiden. Microsoft 365 anvendes blandt andet til e-mail, kalender og Microsoft Teams.

Leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne, behandler oplysningerne efter vores instruks og på grundlag af de nødvendige databehandleraftaler.

Personoplysninger kan desuden videregives til myndigheder, rådgivere, entreprenører, leverandører og øvrige projektdeltagere, når det er nødvendigt for den konkrete opgave eller følger af gældende regler.

Databehandlere kan anvende underdatabehandlere og i den forbindelse behandle personoplysninger uden for EU/EØS. Når personoplysninger overføres til lande uden for EU/EØS, skal overførslen ske på et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesreglerne.

9. Når Sommer Brandrådgivning er databehandler

I nogle opgaver kan Sommer Brandrådgivning behandle personoplysninger på vegne af en kunde.

Når kunden bestemmer formålet med og rammerne for behandlingen, og Sommer Brandrådgivning alene behandler oplysningerne efter kundens instruks, er kunden dataansvarlig, og Sommer Brandrådgivning er databehandler.

Der indgås databehandleraftale, når dette kræves efter databeskyttelsesreglerne.

10. Cookies og tekniske oplysninger

Sommerbrand.dk anvender ikke cookies eller tilsvarende teknologier til statistik eller markedsføring og anvender ikke eksterne analyse- eller sporingstjenester.

Skrifttyper og øvrige hjemmesidefiler leveres fra hjemmesidens eget miljø og anvendes ikke til ekstern sporing.

Webhotellet behandler nødvendige tekniske oplysninger, herunder IP-adresse, browseroplysninger og serverlogs, for at kunne levere, drive og beskytte hjemmesiden.

11. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger.

Afhængigt af omstændighederne kan du blandt andet have ret til:

• indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• berigtigelse af urigtige oplysninger
• sletning af oplysninger
• begrænsning af behandlingen
• dataportabilitet
• at gøre indsigelse mod behandlingen

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder eller har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os på info@sommerbrand.dk eller telefon 50 44 03 84.

12. Klage

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Sommer Brandrådgivning.

Du har desuden ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00, e-mail dt@datatilsynet.dk. Læs mere om dine rettigheder og om, hvordan du klager, på datatilsynet.dk.